Op basis van de jaarcijfers in de zorg die gepubliceerd zijn door het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport is af te leiden dat ziekenhuizen in 2018 ruim 117 miljoen euro hebben verloren voor zorg die niet goed is geregistreerd. Sinds we de data zijn gaan verzamelen (2015) zien we dat er ruim 416 miljoen euro verloren is gegaan. In dit onderzoek is alleen gekeken naar de directe kosten van niet goed geregistreerde zorg, waardoor de werkelijke kosten zeker nog veel hoger liggen.
De werkelijke kosten liggen hoger vanwege diverse redenen. Veel instellingen verlagen het bedrag door de ontvangen voorschotten van de verzekeraars af te trekken van de te factureren stroom. In dit onderzoek is daarom alleen gekeken naar het bedrag dat de instelling moet betalen zoals rente kosten. De meeste instellingen hebben bijvoorbeeld leningen lopen met 6% of zelfs nog hogere rentes. Een ander probleem voor extra kosten ontstaat doordat er bijvoorbeeld personeel op de verschillende afdelingen wordt ingezet om de administratieve problemen op te lossen. Een ander punt zijn de kosten voor het herinrichten van het EPD om de systemen te laten werken en kosten van andere partijen zoals de overheid en verzekeraars die niet goed kunnen bepalen hoeveel kosten er nu precies zijn gemaakt en hoe de zorgmarkt er precies uitziet. Met meer dan 2 miljard euro aan niet gefactureerde zorg over 2018 is dit namelijk een groot probleem. Zo zijn er patiënten die opeens over 3 jaren het eigen risico premie moeten afdragen, omdat de rekeningen van het ziekenhuis nu pas binnen zijn gekomen. Het probleem in de zorg is helaas niet nieuw.
2018 in vergelijking tot andere jaren
Het niet juist registreren van zorg blijft nog steeds een punt van aandacht. De totale kosten voor niet gefactureerde zorg over de afgelopen 4 jaren bedraagt ruim 416 miljoen euro, gemiddeld meer dan 100 miljoen euro per jaar en ruim 1,75 miljard euro dat blijft staan op de balans van ziekenhuizen voor zorg die niet is gefactureerd. Waar we vorig jaar schreven over een transitiejaar voor partijen die een nieuw EPD hebben geïmplementeerd hadden we een scherpere daling verwacht, maar dit is helaas niet te herleiden uit de gegevens. Verder vallen ons dezelfde fouten op, maar ook nog een aantal nieuwe zaken die we voor het eerst zien.
Niet opgeven van verplichte cijfers
Er zijn nog steeds diverse instellingen die de cijfers niet conform de juiste methodieken aanleveren. Dit houdt enerzijds in dat de dataset van het ministerie niet volledig is (en de impact waarschijnlijk nog groter), maar ook dat sommige accountants nog steeds niet goed opletten bij de vereisten van de jaarrekeningen. In 2017 was er voor ruim 20% van de ziekenhuizen geen positie voor niet te factureren zorg in de database. Hoewel het aannemelijk is dat er instellingen zijn die het heel goed doen, is het onmogelijk om een perfecte administratie te voeren.
Sommige instellingen hebben het wel keurig opgegeven in hun jaarrekening, maar deze gegevens zijn niet overgekomen in de database van het VWS. Waar we vorig jaar dachten dat dit aan de zorginstelling lag, beginnen we daar nu twijfels over te krijgen, omdat de database van het VWS ook fouten begint te vertonen.
De database van het ministerie
Wie de database over 2018 raadpleegt ziet bijvoorbeeld bij het UMCG lang niet alle cijfers ingevuld zijn, terwijl dit in de jaarrekening wel is opgegeven. Zo staat er dus in de database geen bedrag voor niet gefactureerde zorg, terwijl dit in werkelijkheid ruim 229 miljoen is (enkelvoudige balans 2018). Voor een aantal instellingen hebben we dit handmatig ingevoerd.
Een lastiger probleem is de codering waarmee we makkelijk de database konden doorzoeken. Iedere instelling heeft naast zijn naam ook een unieke code in de database. In de oudere jaren kwamen deze overeen, zodat we gemakkelijk de database kunnen aanvullen en vergelijken. Dit jaar kwamen we voor het eerst het probleem tegen dat instellingen een andere code hebben gekregen. Zo had het Antonius ziekenhuis in Sneek over de periode 2015-2017 de code NPHXASKSMP, maar in 2018 is dit ineens 7U6BCAA3P8. Er kunnen diverse redenen zijn voor de aanpassingen, maar het is lastiger te achterhalen of instellingen geen gegevens hebben aangeleverd, of dat het niet is opgenomen in de database. Deze code helpt ons namelijk ook met het inzichtelijk maken en onderzoek doen naar zorgverschuiving en de kostprijs bepaling.
Zorgverschuiving & kostprijs
Het hoofdlijnenakkoord is een hot topic in zorgland. Hoe zorg je ervoor dat zorg op de juiste plek komt, dat ziekenhuizen het juiste profiel krijgen en dat er zoveel mogelijk handen aan bed komen? Het begint bij de belangrijkste analyses omtrent je visie & strategie, maar ook sterk cijfermatig. Wanneer je tientallen miljoenen niet goed registreert heb je ook nooit de juiste kostprijs, maar weet je ook niet goed welke producten nu echt efficiënt en effectief worden uitgevoerd. Dit bleek eerder ook al uit ons dashboard over noordelijke ziekenhuizen waar de prijzen in veel gevallen bijzonder ver uit elkaar lagen.
Uit een analyse van diverse EPD’s is te zien dat juist voor de verrichtingen die te maken hebben met de profielkeuze niet goed verlopen. Hierdoor rijst de vraag of de diverse ODV en WDS tarieven niet dubbel geregistreerd en gefactureerd worden. In de voorgaande jaren zijn we dit namelijk wel tegengekomen. Dit houdt in dat de zorgverzekeraars twee keer betalen voor een zorgactiviteit, terwijl dit in werkelijkheid maar 1 had moeten zijn.
Oplossingen
Net als in ons artikel van vorig jaar zien we nog steeds veel ruimte voor een verbeterde aanpak van het oplossen van fouten in zorgproducten. Nog steeds werken alle Epic ziekenhuizen met een zogeheten ANG (afgesloten niet gefactureerd) lijst, maar niet met een lijst van de openstaande trajecten met fouten erin. Met een zorgtraject duur van meestal 120 dagen heb je genoeg tijd om de meeste fouten tussentijds op te lossen. Wachten tot het traject is gesloten is daardoor zonde van de tijd. Daarnaast zijn de meest voorkomende fouten problemen die in de eerste week van het zorgtraject plaatsvinden. Door meer gebruik te maken van preventieve controles die automatisch zijn verwerkt in de EPD’s kunnen veel fouten worden voorkomen.
Sowieso kunnen zorginstellingen nog veel meer gebruik maken van de data en IT infrastructuur die er al is. Zo bestaan er al diverse Robotic Process Automation (RPA) robots die problemen kunnen oplossen of specialisten kunnen helpen in de werkzaamheden die ze uitvoeren. Door deze drie oplossingen te koppelen reduceer je de foutenlast tot een minimum.
Een complete andere oplossing is dezelfde als vorig jaar en dat is een shared service centrum voor zorg administratie. Met zo weinig keuze in EPD systemen voor ziekenhuizen en zorgproducten die voor iedereen zijn vastgesteld door de NZA is het uitermate interessant om gezamenlijk problemen op te gaan lossen en kennis te bundelen. Dit zal naar verwachting een stuk goedkoper en effectiever zijn dat de huidige situatie.
