Hoe begin je?

Voordat je een goed dashboard kunt maken moet de basis op orde zijn. Denk hierbij aan welke inzichten je wilt hebben, hoe vaak je de data wilt hebben en hoe de data verbindingen lopen. Bij veel organisaties zie ik nog dat ze data exporteren uit een database naar Excel, hier vervolgens handmatig wijzigingen op uitvoeren en daarna inladen in de visualisatietool. Je hebt dan wel een mooi dashboard, maar het kost tijd en is foutgevoelig. Daarnaast ben je als organisatie afhankelijk van de betreffende medewerkers om elke keer je dashboard te vernieuwen. Van Real time informatie is geen sprake. Tegenwoordig hebben de meeste oplossingen al standaard koppelingen ingebouwd voor diverse standaarden (denk bijvoorbeeld aan SQL en Azure databases). Door je visualisatiesoftware te koppelen met een database kun je (near) real time data inzichten krijgen zodra er wijzigingen in je systeem plaatsvinden. Daarnaast bespaart het veel handmatig werk en is de output consistent.

Een ander vraagstuk is of je de juiste data gebruikt en of je het dashboard goed inzet. Het doel van een dashboard is om inzichten te geven, waardoor je gerichte vragen kunt stellen over ontwikkelingen (zowel huidig als toekomstige) en in veel mindere mate als vorm van verantwoording.  Momenteel worden veel dashboards ingericht als verantwoording naar het management. Hierdoor gaan de meeste gesprekken die ik heb met opdrachtgevers over, hoe ze dashboards in kunnen zetten binnen de organisatie om inzichten te genereren en ontwikkelingen zichtbaar te maken (en daarmee te kijken hoe je continu beter wordt).  Terwijl we het juist willen hebben over vraagstukken als “Hoe kunnen we preventief of sneller anticiperen op veranderingen binnen en buiten de organisatie en wat heb ik daar voor nodig?””. Met de eerste variant ben je namelijk voornamelijk aan het kijken naar het verleden en wat je moet herstellen, terwijl een dashboard je juist veel dichter bij het nu en de toekomst kan brengen (waar gaan we naartoe). Je kunt hierdoor veel problemen voorkomen en sneller acteren. Je wordt met een goed dashboard dus wendbaarder. Wanneer je de juiste informatie hebt geselecteerd voor je dashboard is het tijd om een SMART IMPACT te maken.

Wat is dan een SMART IMPACT?

Voor elke tabel, grafiek, meter of andere grafische vorm in je dashboard kun je kijken of het voldoet aan het vraagstuk van de organisatie. We werken met en de volgende eisen:

• Synergetisch: 
  visueel effectief zijn zodat informatie in 1 oogopslag begrepen kan worden
• Monitor KPI’s: 
  visualiseer KPI ‘s zodat ze gemonitord kunnen worden op voortgang (en niet ter verantwoording)
• Accuraat:
  informatie moet tijdig, juist en volledig zijn weergegeven
• Responsive: 
  er zijn niet alleen grafieken, maar ook grenswaardes, stoplichten etc.
• Tijdig:
  de informatie moet op tijd beschikbaar zijn en (near) real time zijn
• Interactief:
  Gebruikers moeten uit de visualisatie meer data kunnen krijgen (downdrillen)
• Meer data geschiedenis:
  Trends over tijd, niet alleen informatie van dit moment weergeven
• Personaliseerbaar:
  Gebruikers moeten het dashboard kunnen aanpassen naar hun eigen smaak. Dat wil niet zeggen dat iedereen een compleet geïndividualiseerd dashboard heeft
• Analytisch: 
  Analytische situaties kunnen uitvoeren zoals een “wat als” of voorspellende (predictive of prescriptive) analyse
• Collaboratief: 
  Meerdere gebruikers kunnen gebruik maken van hetzelfde dashboard
• Traceerbaar: 
  Traceerbaar maken van specifieke KPI ‘s die een persoon wil volgen.

Dit vormt samen de SMART IMPACT. Je hoeft niet altijd aan alle eisen te voldoen voor elke grafische vorm, maar bedenk goed waarom je er juist wel of juist niet aan zou willen voldoen. Denk daarbij aan de klant (of eindgebruiker). Om een voorbeeld van controle te geven heb ik een dashboard gemaakt op basis van Twitter data (niet real time dit keer, maar het gaat om het inzicht). De data is afkomstig via de Twitter API waarbij ik naar Randstad tweets heb gezocht in het Engels. Deze tweets heb ik vervolgens geclassificeerd met een machine learning algoritme om er een sentiment uit te kunnen halen. Deze data heb ik vervolgens omgezet in mijn test dashboard.

Wordt hiermee een SMART IMPACT gemaakt?

Gedeeltelijk wel. Gebruikers kunnen downdrillen, KPI’s monitoren, data over tijd zien en nog meer opties. Toch zijn er nog zaken die verbetering nodig hebben. Wanneer er bijvoorbeeld naar de tabellen Aantal met sentiment en Aantal met sentiment 2 wordt gekeken zien verschillen hierin te zien. De eerste tabel geeft aan dat een hoge score op geen classificatie juist heel goed is. Dat lijkt niet helemaal logisch, want je krijgt er geen inzicht door. De tweede variant is veel meer maatwerk waarbij wordt gekeken naar de impact van verschillende tweets. Naast dit verschil is het de vraag of het dashboard nu overzichtelijk en bruikbaar is. Overleg tussen de maker van het dashboard en de gebruiker is dan dus ook van essentieel belang. Nog mooier zou het namelijk zijn dat als er een (zeer) negatieve tweet binnenkomt dat er automatisch een melding / ticket wordt gemaakt voor het webcare team die hier op kan reageren. Dan ben je niet alleen sneller, maar kun je ook weer nieuwe inzichten krijgen voor verbeteringen.