In Nederlandse ziekenhuizen wordt het grootste deel van de zorg geregeld via vaste producten die zijn opgesteld door de Nederlandse Zorg Autoriteit (NZA). Deze producten komen voort uit een Diagnose Behandel Combinatie (DBC) en zijn de basis van het financieringssysteem. Een DBC loopt over het algemeen 120 dagen (er zijn uitzonderingen) en kunnen daardoor over 2 jaren heenlopen. Heb je bijvoorbeeld een operatie gehad in december en kom je voor controle in januari, dan kan het binnen hetzelfde DBC traject vallen en kost het ook maar 1 keer je eigen risico.

Over het algemeen is dit een mooi systeem. Doordat iedereen dezelfde producten gebruikt kun je goed vergelijkingen maken met betrekking tot kosten, kwaliteit en aantallen die worden gemaakt in ziekenhuizen of regio’s. Dat vraagt echter wel om juiste en tijdige registratie en facturatie vanuit de ziekenhuizen. En daar gaat het vaak mis.

De grootte waarop dit misgaat is goed te zien in de jaarverslag gegevens van zorginstellingen. Zorgproducten die je nog niet kan declareren aan het einde van het boekjaar vallen onder de kop onderhanden werk. Daarnaast heb je de post “nog niet gefactureerde zorgproducten”. Dit zijn daadwerkelijk afgesloten trajecten door de ziekenhuizen, die simpelweg nog niet gefactureerd zijn. Voor dit bedrag kunnen zorgverzekeraars en de NZA niet zien hoe het met de verdeling en de kosten van zorg staat. Nog vervelender is het dat patiënten nog langer moeten wachten voordat ze de rekening krijgen voor het eigen risico. We zien dat dit soms zo traag loopt dat mensen opeens de rekening krijgen van het eigen risico over 3 jaren ineen. Er zijn niet veel mensen die dat opeens kunnen betalen.

Dan is er het tweede effect van niet tijdig factureren door ziekenhuizen. Het kost ze enorm veel geld. Door niet tijdig te factureren vergroot je het werkkapitaal onnodig en moeten er extra schulden worden gemaakt, wat weer rente kost. Er worden immers ook grote kosten gemaakt om de zorg te kunnen leveren, dus het is wenselijk om zo snel mogelijk na het afsluiten van het zorgtraject de vergoeding te kunnen krijgen. Maar over wat voor bedragen hebben we het dan?

Wanneer we kijken naar alle Nederlandse ziekenhuizen dan valt ons direct een aantal zaken op. Allereerst zijn er diverse ziekenhuizen (+20%) die nog niet rapporteren over de hoeveelheid zorg die zij nog niet hebben gefactureerd. Daarnaast zien we een aantal ziekenhuizen die negatieve bedragen hebben staan onder de post “nog niet gefactureerde zorg”. Dit zou betekenen dat deze partijen meer zorg hebben gefactureerd dan dat zij daadwerkelijk geleverd zouden hebben.

Gaan we nu verder naar bedragen. Over alle ziekenhuizen zien we dat er bijna 1,4 miljard euro uitstaat om gefactureerd te worden, maar dat niet is. Zetten we daar een rentepercentage van 6% tegenover die nu moet worden gebruikt voor alle schulden die zorginstellingen hebben te financieren dan is hier een besparing te halen van ruim 83 miljoen euro. Daarbij moet gezegd worden dat veel ziekenhuizen nog hogere percentages hebben door onder andere het gebruik van rekening courant kredieten (aanzienlijk hogere rentepercentages).

Wanneer we de gegevens gaan extrapoleren over bedrijven die de gegevens niet hebben ingevuld dan zien we een bedrag van 1,8 miljard euro op het totaal worden en een besparing van meer dan 110 miljoen euro. Tijdig factureren loont dus aanzienlijk. Helemaal bijzonder zijn het Erasmus MC en AMC die samen een positie hebben van bijna 390 miljoen euro niet gefactureerde zorg.

Wanneer we in detail kijken naar de verschillende zorginstellingen dan zien we een aantal problemen naar voren komen. Te weten de volgende:

• Overgestapt naar een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD), waarna er problemen ontstaan met facturering.
• Overstap met andere systemen op de achtergrond, waardoor producten niet goed geregistreerd kunnen worden.
• Tekort aan kennis en capaciteit om de grootschalige achterstanden weg te kunnen werken.
• Te laat beginnen met fouten herstellen en bronproblemen aanpakken.

Vooral het eerste en laatste punt zien we in veel jaarverslagen terugkomen met opmerkingen als de onzekerheid of de facturatie wel gaat lopen met het nieuwe EPD en of ziekenhuizen genoeg kennis in huis kan halen om problemen structureel op te lossen. Het laatste punt uit de lijst is op basis van gesprekken met mensen uit de zorg en onze eigen zorgervaringen. Wat we zien is dat veel instellingen niet afdwingen dat de benodigde gegevens aanwezig zijn voordat het behandeltraject begint. Je mag namelijk niet zonder verwijzing bij het ziekenhuis komen voor verzekerde zorg (aantal uitzonderingen natuurlijk zoals spoed). Hierdoor worden soms zorgtrajecten gestart met mensen die nog niet eens bij de huisarts zijn geweest. Dan kan je geen product factureren. Een ander probleem is het oplossen van fouten. Het kan natuurlijk voorkomen dat er gedurende het traject fouten in de zorgregistratie komen, waardoor het niet te factureren is naar de zorgverzekeraar. Vaak zie je de betreffende zorgadministratie na afloop van het zorgtraject pas een melding krijgen dat het product wel is afgesloten, maar dat het niet is gefactureerd. Dit is echter pas (gemiddeld) na 120 dagen na het openen van het zorgtraject. Hierdoor duurt het lang voordat facturatie daadwerkelijk op gang kan komen. Al met al ziet het beeld er voor de ziekenhuizen als volgt uit in de huidige situatie:

Toenemende stand van niet gefactureerde zorg

Deze problemen zijn op meerdere manier te tackelen. We beschrijven eerst een individuele oplossing die alle ziekenhuizen zelf kunnen uitvoeren en later een die ziekenhuizen samen kunnen uitvoeren.

De individuele oplossing draait net zoals de zorg om het feit dat voorkomen beter is dan genezen. Dit houdt in dat er aan de poort streng moet worden gecontroleerd of patiënten zorg verleend mogen krijgen of niet eerst bij de huisarts langs dienen te gaan. Door controles in de EPD systemen in te bouwen (of te activeren) kun je dit voordat een afspraak wordt gemaakt al vastleggen. De vervolgstap is op basis van continue monitoring tijdens het zorgtraject al te kijken naar onjuistheden die voorkomen in de zorgregistratie. Hierdoor kun je sneller structurele problemen herkennen en oplossen en kan je op het moment dat het zorgtraject afsluit ook direct factureren. Dit ziet er als volgt uit.

Versnelde facturatie zorg

Natuurlijk werkt dit niet 100%, want er zullen altijd nog problemen of specifieke zaken zijn die je niet kunt ondervangen, maar het heeft wel degelijk een groot effect. Voor een van de instellingen waar een Pollinator voor heeft gewerkt is de te factureren zorg met meer dan 80% gedaald in drie maanden tijd, zonder extra het inschakelen van extra capaciteit. Een bijkomend voordeel van continu monitoring is dat er direct met de zorgverleners kan worden gesproken over de situatie zodat zij ook kunnen leren over zorgregistratie, zodat ze niet meer gestoord hoeven te worden over het uitvoeren van herstelwerkzaamheden in de toekomst.

De tweede oplossing is een gedeelde oplossing. Aangezien de structuur voor zorg compleet vast is gelegd voor alle ziekenhuizen en er niet veel verschillende EPD systemen zijn, leent de Nederlandse zorg zich heel sterk voor het maken van shared service centers voor zorgregistratie. Hierdoor ontstaan mogelijkheden om expertisegebieden te maken op het gebied van registratie, innovatie, facturatie en andere gebieden die elk afzonderlijk ziekenhuis niet zou kunnen financieren. Hierdoor wordt de zorgregistratie goedkoper, maar ook beter. Door samen te werken maak je de zorg goedkoper.

Vanuit de Pollinator Group bieden we diensten aan om organisaties te helpen met het optimaliseren van zorgprocessen, registratie, facturatie en het versnellen van innovatie. Voor vragen hierover vul dan het contactformulier in of stuur een mail naar contact@pollinatorgroup.org.